El Lean Time Management es el proceso que consiste en eliminar al máximo las pérdidas de tiempo que no ofrecen valor en la compañía. En otras palabras, una correcta gestión del tiempo a la hora de ejecutar un proyecto de la naturaleza que sea.
El Lean Management, también conocido como gestión ajustada, está inspirado en el sistema Just in Time (JIT) o justo a tiempo. Esta filosofía de trabajo genera numerosos beneficios: entre otros economiza tiempo y por tanto reduce gastos, incrementa la eficiencia y optimiza la calidad del trabajo y es aplicable a cualquier tipo de organización de cualquier sector de actividad.
Para ser un buen gerente de proyecto debes ser capaz de administrar bien tu tiempo y ser productivo, evitando así pérdidas de tiempo a toda costa. La gestión del tiempo es una habilidad básica para los directores de proyectos. Si no puedes manejar tu propio tiempo, difícilmente tus superiores esperarán que administres correctamente el de tus equipos.
Planifica tu tiempo, administra tus recursos y comunícate con tus equipos de trabajo de manera efectiva. Con una óptima gestión del tiempo, el éxito de tus proyectos debería ser más fácil. Planea tu día siguiente y asegúrate de que tu proyecto avanza por el camino dibujado.
Hoy te damos algunos consejos que esperamos puedan ayudarte a administrar tu tiempo de forma más eficaz.
1. Crea un Plan
Si tienes un plan de proyecto perfectamente diseñado, como gerente del proyecto pasarás mucho menos tiempo tratando cuestiones provocadas por la falta de claridad. Con este plan Identificarás los consumos innecesarios y desperdicios de tiempo detectando las actividades que consumen recursos y no aportan valor y así de esta forma los eliminarás excluyéndolos sistemáticamente de todos y cada uno de los procesos de trabajo de la empresa.
2. Recuerda aplicar la regla 80/20
La regla 80/20 (o el Principio de Pareto) que básicamente viene a decir que, de todos los recursos que le pongas a una actividad, el 20% te va a dar el 80% del resultado positivo, y el otro 80% te va a dar el 20% restante. En el caso de un un gerente de proyecto, se aplicaría el Principio de Pareto en centrarse en el 20 por ciento de las actividades que importan. De las actividades que realiza durante su proyecto, sólo el 20 por ciento son importantes. Ese 20 por ciento produce el 80 por ciento de sus resultados. Es importante aprender a Identificar y centrarse en esas actividades.
3. Evita tener reuniones improductivas
Lo mejor es evitar las reuniones del equipo de poco valor y que hagan perder el tiempo a todos. En su lugar, pasa ese tiempo a centrarte en los riesgos, problemas y oportunidades y utiliza el equipo para generar soluciones y crear ideas. Las reuniones del equipo deben tener una agenda a la que te ajustes. Si programas una hora para la reunión, asegúrate de que tiene una duración de una hora y no más.
4. Evita ahondar en los detalles de los proyectos.
Por ejemplo en un proyecto de desarrollo de software, no es necesario que el director del proyecto se involucre a nivel de código, deja esto a los desarrolladores. Tienes un equipo adecuado para el trabajo que se encargan de esto mientras tú te concentras en dirigir con éxito el proyecto .
5. Crear una lista de tareas pendientes
Crear una lista de tareas te mantiene enfocado en el logro de tus objetivos. Tachar las tareas de tu lista crea un verdadero sentido de logro e impulsa aún más a la actividad.
Para conseguir que todo el equipo gestione su tiempo, ayúdales implementando estas acciones para que todos navegueis en el mismo sentido
- Ayuda a las personas de tu equipo a diferenciar qué actividades son más importantes para su trabajo y para la empresa.
- Pon a su alcance las herramientas necesarias para comprender cómo deben gestionar su tiempo.
- Centra su atención en tareas prioritarias.
- Corrige los malos hábitos.
- Trata de detectar, a partir de datos objetivos, si se alcanzan los niveles de productividad deseados para averiguar si la planificación del tiempo es la óptima.
- No te relajes y continua midiendo y ajustando los tiempos para aumentar la efectividad.
